Wat is Peppol? Uitleg in gewone taal

Een netwerk, geen programma

Peppol is geen software die je installeert en geen website waarop je inlogt. Het is een netwerk, zoals het telefoonnet of e-mail. Elke onderneming die eraan deelneemt, is bereikbaar via een toegangspunt: een dienst die facturen op het netwerk zet en eraf haalt. Je factuurprogramma is aangesloten op zo'n toegangspunt, dat van je klant op een ander, en die twee vinden elkaar.

Vergelijk het met e-mail. Jij zit bij de ene provider, je klant bij een andere, en toch komt je bericht aan. Je hoeft niet bij dezelfde partij te zitten en je hoeft niet te weten hoe de weg ertussen loopt. Precies zo werkt Peppol voor facturen.

Het netwerk wordt beheerd door OpenPeppol, een vereniging zonder winstoogmerk in Brussel, en wordt gebruikt in de meeste Europese landen, in Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore en Japan. In België is het sinds 2026 de verplichte weg voor facturen tussen ondernemingen.

Een factuur als gegevens, niet als pdf

Een pdf is een plaatje van een factuur. Wie ze ontvangt, moet de bedragen overtypen of laten uitlezen, en daar sluipen fouten in. Een Peppol-factuur is een gestructureerd bestand waarin elk gegeven zijn eigen plaats heeft: wie de leverancier is, wie de klant, de datum, elke lijn, elk btw-tarief, het totaal. Het boekhoudprogramma van je klant leest dat bestand in zonder dat er iemand naar kijkt.

De technische naam van dat formaat is Peppol BIS Billing 3.0, een vorm van UBL. Onthouden hoef je dat niet. Je factuurprogramma maakt het bestand, en de pdf mag gewoon mee als bijlage, zodat je klant de factuur ook nog kan bekijken zoals jij ze opmaakte.

Je Peppol-adres

Op het netwerk ben je bereikbaar op een adres, en dat is bijna altijd je ondernemingsnummer. Voor een Belgische onderneming ziet het eruit als 0208:0123456789: het voorvoegsel 0208 zegt dat wat volgt een Belgisch ondernemingsnummer is. Soms wordt het btw-nummer gebruikt, met het voorvoegsel 9925. Beide leiden naar dezelfde zaak.

Je kiest dat adres niet zelf en je hoeft het niet te onthouden. Het moment dat je Peppol aanzet in je factuurprogramma, wordt je zaak onder haar ondernemingsnummer op het netwerk geregistreerd. Wie je wil bereiken, heeft aan dat nummer genoeg. Hoe je nakijkt of een klant al bereikbaar is, lees je in Zit mijn klant op Peppol?.

Wat het voor jou verandert

Als zelfstandige merk je er in de praktijk drie dingen van.

• Versturen. Een factuur aan een Belgische zakelijke klant gaat via het netwerk in plaats van als pdf per e-mail. In Billr is dat een knop op de factuur; de pdf en de e-mail blijven bestaan voor wie geen ondernemingsnummer heeft.
• Ontvangen. Facturen van je leveranciers komen als gegevens binnen, rechtstreeks in je boekhouding, zonder dat je ze overtypt of fotografeert.
• Verplichting. Sinds 1 januari 2026 moet het zo voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Voor wie dat precies geldt, staat in Peppol verplicht sinds 2026.

Wat Peppol niet is

• Geen betaalsysteem. Peppol brengt de factuur bij je klant; betalen gebeurt nog altijd met een overschrijving of een betaalknop.
• Geen overheidsdienst. De Belgische overheid verplicht en steunt het, maar het netwerk zelf is een internationale vereniging, en de toegangspunten zijn private bedrijven.
• Geen boekhouding. Peppol vervangt je boekhouder niet en je boekhoudprogramma evenmin. Het is de weg waarlangs je facturen reizen, meer niet.
• Geen extra platform. Je hoeft je nergens aan te melden en geen sleutels ergens te plakken, tenminste niet als je factuurprogramma het voor je regelt. Hoe dat in zijn werk gaat, staat in het stappenplan.