Peppol verplicht sinds 2026: voor wie, voor welke facturen en wat als je niets doet
De regel is kort: sinds 1 januari 2026 sturen Belgische ondernemingen elkaar facturen via Peppol. Wat dat in de praktijk betekent, hangt af van wie je bent en aan wie je factureert. Hier staat het op een rij, zonder juristentaal.
Bijgewerkt op 11 september 2026 · 4 minuten lezen
Wat de wet zegt
De wet van 6 februari 2024 verplicht gestructureerde elektronische facturen voor handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, vanaf 1 januari 2026. Gestructureerd betekent: als gegevens, in het Peppol-formaat, via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail telt onderling niet meer als factuur.
De verplichting werkt in twee richtingen. Je moet zulke facturen versturen aan je Belgische zakelijke klanten, en je moet ze kunnen ontvangen van je Belgische leveranciers. Het tweede wordt vaak vergeten, en het is net dat wat elke onderneming raakt, ook wie zelf weinig factureert.
De officiële uitleg van de overheid staat op efactuur.belgium.be. Wat hieronder volgt, is de vertaling naar wat een zelfstandige moet weten.
Voor wie het geldt
| Jouw situatie | Versturen via Peppol | Kunnen ontvangen |
|---|---|---|
| Btw-plichtig onder de gewone regeling, eenmanszaak of vennootschap, hoofd- of bijberoep | Verplicht, voor facturen aan Belgische btw-plichtige klanten | Verplicht |
| Kleine onderneming onder de vrijstellingsregeling (omzet tot € 25.000) | Niet verplicht | Verplicht volgens de uitleg van de FOD Financiën |
| Enkel vrijgestelde handelingen (bv. bepaalde zorg- en onderwijsberoepen) | Niet verplicht | Niet verplicht |
| Onderneming in faillissement | Niet verplicht | Niet verplicht |
Het onderscheid tussen hoofd- en bijberoep speelt geen rol: de wet kijkt naar je btw-regeling. Wie in bijberoep btw-plichtig is onder de gewone regeling, valt er volledig onder. Wat dat betekent, staat apart uitgewerkt in Peppol in bijberoep.
Voor welke facturen
De verplichting geldt voor facturen aan Belgische btw-plichtige ondernemingen, voor handelingen die in België plaatsvinden. Dat is de meerderheid van wat een zelfstandige aan andere bedrijven factureert.
Ze geldt niet voor:
- facturen aan particulieren: die blijven per e-mail, per post of als bon gaan;
- facturen aan klanten zonder btw-nummer, zoals veel verenigingen en vzw's;
- facturen aan buitenlandse klanten: die mag je via Peppol sturen als ze bereikbaar zijn, maar het moet niet;
- facturen aan de overheid: daarvoor was Peppol al eerder verplicht bij overheidsopdrachten, dus daar verandert niets.
Factureer je uitsluitend aan particulieren, dan verandert er aan je uitgaande facturen niets. Je moet wel e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
Wat als je niets doet
De wet voorziet administratieve boetes voor wie geen gestructureerde e-facturen uitreikt of kan ontvangen: € 1.500 bij een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij elke volgende. De overheid kondigde wel aan om in de beginperiode soepel te zijn voor wie aantoonbaar zijn best doet om in orde te komen.
Het praktische gevolg komt sneller dan de boete. Een boekhouder die e-facturen ontvangt, wil geen pdf's meer overtypen en stuurt ze terug. Een klant loopt het risico dat de btw op een niet-conforme factuur niet aftrekbaar is, en zal je dus vragen om het via Peppol te doen. Wie nu nog pdf's stuurt aan zakelijke klanten, krijgt die vraag vanzelf.
Het goede nieuws
In orde komen kost minder dan de meeste zelfstandigen denken.
- Het zit in gewone facturatiesoftware. In Billr zet je Peppol aan onder Instellingen, bevestig je één keer je identiteit, en druk je bij een factuur op Versturen via Peppol. Geen eigen toegangspunt, geen technische inschrijving. Het volledige stappenplan duurt een kwartier.
- Het kost geen fortuin. Billr is € 4,99 per maand, met 20 Peppol-documenten inbegrepen en 30 dagen om het gratis te proberen. Alle cijfers staan in Wat kost Peppol?.
- De fiscus betaalt mee. Kleine ondernemingen en zelfstandigen krijgen tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120 % op de abonnementskosten van facturatiesoftware. Vraag je boekhouder of je ervoor in aanmerking komt.
Wat er nog komt
Peppol is de eerste stap. Vanaf 2028 plant de overheid e-reporting: de gegevens van je facturen gaan dan bijna in real time naar de fiscus, langs hetzelfde netwerk. Wie vandaag via Peppol factureert, is daar zonder extra werk klaar voor.
Vragen bij deze gids.
- Ik factureer alleen aan particulieren. Moet ik iets doen?
- Aan je uitgaande facturen verandert niets: facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting. Je moet wel e-facturen kunnen ontvangen van je Belgische leveranciers, en die sturen ze vanaf nu zo. Een factuurprogramma dat ontvangt, lost dat op.
- Mijn klant zit nog niet op Peppol. Wat dan?
- Je klant is zelf verplicht om te kunnen ontvangen, dus dat is tijdelijk. Zolang stuur je de factuur per e-mail met de pdf en hou je bij dat je het zo deed. Billr controleert het bij elke factuur en kiest de weg die werkt.
- Moet ik mijn oude facturen omzetten?
- Nee. De verplichting geldt voor facturen die je vanaf 1 januari 2026 uitreikt. Wat vroeger als pdf verstuurd werd, blijft geldig.
- Geldt het ook voor offertes en bestelbonnen?
- Nee, alleen voor facturen. Een offerte of een bestelbon mag je blijven versturen zoals je wil.
Lees ook
Peppol als zelfstandige: het stappenplan van nul tot je eerste e-factuur
Zeven stappen, een kwartier, en je eerste factuur gaat over het netwerk.
Peppol in bijberoep: moet ik mee, en wat is het minimum?
Het hangt af van je btw-regeling en je klanten, niet van hoofd- of bijberoep.
Wat kost Peppol? De kosten voor een zelfstandige of kleine zaak
Waar de kosten zitten, of gratis bestaat, en wat de fiscus terugbetaalt.
Zie het met je eigen ogen.
Open de demo en klik gerust overal op, of maak een account en stuur vandaag je eerste factuur. De eerste 30 dagen zijn gratis, zonder kredietkaart.